Det er helt stille i møterommet på Sjølyst møtesenter. Foran en vegg står en gruppe mennesker og kikker på ni A4-ark som henger der. I hånden har de en liten remse klistremerker. Straks skal de hver for seg ta en beslutning: hvilken anbefaling som henger her er viktigst for meg?
ENGLISH VERSION BELOW
Anbefalingene på veggen sier noe om hvordan selskapet Sodexo må jobbe for å nå de ambisiøse målene de har satt på bærekraft, arbeidsmiljø og innovasjon. De ansatte som nå står foran veggen jobber vanligvis ikke med strategi. På en helt vanlig arbeidsdag lager de mat til sultne gjester i store kantiner, leder team av renholdere, eller sitter i en resepsjon. Men for noen uker siden fikk de en litt uvanlig e-post. Der fikk de vite at de var trukket ut blant hundrevis av ansatte til å delta i et medarbeiderpanel, og representere alle de ansatte for å svare på et oppdrag – hvordan skal arbeidsgiveren deres klare å jobbe sammen med dem for å nå de strategiske målene?
Nå har de brukt en fredag formiddag på å jobbe sammen. De har fått innsikt i målene, bakgrunnen for dem, og hva ledelsen selv tenker. Etterpå har de diskutert, bearbeidet og til slutt formulert sine erfaringer og innspill om til felles, konkrete anbefalinger som til slutt har havnet på veggen.
Bærekraft i praksis, hva betyr det?
Sodexo er et stort internasjonalt selskap, og Sodexo Norge leverer servicetjenester innen for eksempel renhold, måltider og drift til både offentlige og private virksomheter. Ledelsen vet at dersom de skal bli best på bærekraft i Norge, må de ha med seg de ansatte. De som hver dag er ute på gulvet. Men hva betyr egentlig bærekraft for en kokk, en renholder eller en regnskapsfører? Hvordan skal det å jobbe bærekraftig – for både planet og mennesker – se ut i praksis? Mye av kunnskapen, innsikten og erfaringen sitter hos alle de som jobber ute hos kundene til Sodexo hver dag.
“Selskaper og organisasjoner har selvfølgelig mange kanaler for å fange opp innspill og innsikter fra de ansatte, fra fagforeninger til ansattpaneler, medarbeiderundersøkeler og styrerepresentasjon. Men ved å tørre å ta i bruk et tilfeldig utvalgt medarbeiderpanel, tuftet på prinsipper fra innovative demokratiske prosesser, har Sodexo invitert inn og løftet fram andre stemmer enn de som vanligvis melder seg,” sier Marie Harbo Dahle i SoCentral.
Demokratisk innovasjon på arbeidsplassen
Metoden som ble brukt hos Sodexo, bygger på borgerpanel-metoden. I borgerpaneler trekkes tilfeldige innbyggere gjennom et lotteri for å representere alle innbyggere, og sikrer en fordeling av for eksempel kjønn, alder, utdanning og bakgrunn som speiler befolkningen som helhet. De inviteres ofte inn av en kommune eller en nasjonalforsamling, får tilgang til kunnskap og fakta, og diskuterer seg fram til felles anbefalinger til politikerne. På demokratiskinnovasjon.no finnes det mer informasjon om denne typen prosesser, og en oversikt over borgerpaneler som er gjennomført i Norge.
Selv om det kommer stadig nye eksempler på innovative demokratiske prosesser i det offentlige, er det er nytt at en slik prosess med tilfeldig utvalgte deltakere tas i bruk i en privat virksomhet – også i internasjonal sammenheng. Simon Pek er forsker på organisasjonsteori og bærekraft ved University of Victoria i Canada, og sier at denne typen tilnærming til å involvere ansatte i organisasjonsutvikling er både innovativ og lovende.
“Den kan bringe sammen et mer mangfoldig utvalg av stemmer, som sammen kan bidra med innovative ideer og innspill til beslutningene som skal tas. Dette er et av få eksempler på denne typen prosess, og jeg håper vi vil se flere organisasjoner eksperimentere med slike prosesser i framtiden, for å finne nye måter å drive med organisasjonsendring”
– Simon Pek, Associate Professor of Sustainability and Organization Theory, Gustavson School of Business, University of Victoria
Vil du vite mer?
Les mer om prosessen og hva de ansatte selv sier på Sodexos nettsider.
NHO Handel og Service skriver også om medarbeiderpanelet.
Vil du høre mer om hvordan medarbeiderpaneler kan tas i bruk i store organisasjoner og virksomheter? Kontakt Marie Harbo Dahle, marie@socentral.no, eller Mette Øinæs Habberstad, mette@socentral.no.
New voices are invited to join through randomly selected employee panel
Only silence can be heard in the meeting room at Sjølyst meeting center. A group of people stand in front of a wall, all of them looking towards the nine sheets of A4- paper that is hanging there. In their hands they each have a little strip of stickers. Soon they will each have to make a decision on their own: which of the recommendations hanging here are the most important for me?
The recommendations hanging on the wall speak of how the company Sodexo Norway has to work to achieve their ambitious goals for sustainability, work environment and innovation. The employees now standing in front of the wall usually don’t work with strategy. On a normal workday they cook food for hungry guests in big canteens, lead teams of cleaners or are sat in reception – but a few weeks ago they received an email that was a little out of the ordinary. There they were told that they had been selected, out of hundreds of other employees, to participate in an employee panel and represent all the employees in responding to the assignment: how can their employer work together with them to achieve their strategic goals?
They have now used their Friday morning working together. They have gained some insight into the strategic goals, the background for them, and what the management themselves are thinking. Afterwards they have discussed, processed and eventually turned their own experiences and input into concrete recommendations, which in turn ended up on the wall.
Sustainability in practice, what does it mean?
Sodexo is a large international company, and Sodexo Norway provides services within cleaning, preparing meals and facility management for both public and private businesses. The management knows that if they are to achieve their goal of being the top sustainability player within their field in Norway, then they have to be on the same page as their employees – the ones who are out on the floor every day. What does sustainability actually mean for a chef, for a cleaner or for an accountant, though? What does working sustainably – both for the planet and the people – actually look like in practice? A lot of the knowledge, insight and experience lies with all those who work directly with Sodexo’s customers, every day.
“Companies and organizations, of course, already have access to many channels for gathering input and insights from employees; from unions to employee panels, employee surveys and board representation. By daring to use a randomly selected employee panel based on principles from innovative democratic processes however, Sodexo has managed to invite in and elevate the voices of those who would not usually speak up” – Marie Harbo Dahle, Partner at SoCentral.
Democratic innovation in the workplace
The method that was used at Sodexo, is based on the citizen-panel method. In citizen-panels, a few random residents are selected by a lottery system to represent all residents, therefore ensuring the distribution of, for example; gender, age, education and background that reflects the population as a whole. They are often invited by a municipality or a national assembly, given access to the relevant facts and information, and discuss common recommendations to politicians. You can read more about this type of process at democratiskinnovasjon.no (in Norwegian, which also includes an overview of citizen panels that have been carried out in Norway.
Even though there are more and more examples of innovative democratic processes in the public sector, it is a novelty that the method with randomly selected participants is tested in a private company – also in an international context. Simon Pek is an associate professor at University of Victoria in Canada, and says that this type of innovative approach to engaging employees in organizational change initiatives shows a lot of promise.
“It is well-positioned to bring together a more diverse set of voices that can collectively offer more innovative ideas and inputs for decision-making. This is one of the few examples of this approach used to date, and I hope to see more organizations experiment with it in the future to reimagine how they practice organizational change.”
– Simon Pek, Associate Professor of Sustainability and Organization Theory, Gustavson School of Business, University of Victoria
Would you like to know more about employee panels for large organizations and companies? Contact Marie Harbo Dahle, marie@socentral.no, or Mette Øinæs Habberstad, mette@socentral.no.
Foto: Simen Otnes, SoCentral