For tre uker siden holdt vi vårt første digitale kurs med 28 deltakere. Vi var svært usikre på hvordan det ville gå. Å holde kurs er ikke nytt for oss, men å gjøre det digitalt skape mye usikkerhet hos oss. For du vet ikke hva som skjer med personen på andre siden av skjermen. Du vet ikke hvordan du holder deltakerne engasjert- og interessert. Du vet ikke hvordan du skal få dialogen til å flyte. 

Vi fikk en overraskende god opplevelse. Vi fant måter for å sikre interesse digitalt. Vi fant metoder for å inkludere og engasjere. Siden da har vi holdt en lang rekke digitale kurs, møter og større samlinger. Vi har tilpasset oss og utviklet helt nye typer møter. Nøkkelen er (som alltid) god planlegging, testing og feiling, og i SoCentrals ånd deler jeg noen av de viktigste triksene vi har funnet på veien.

1. Finn riktig verktøy

Det finnes mange gode digitale verktøy. I SoCentral har vi valgt å bruke Zoom (*se nederst i saken for informasjon knyttet til sikkerhet), da det tillater oss funksjoner som er gode både for de små møtene og de store. For oss kan vi bruke dette verktøyet som om vi var i et fysisk rom. Vi kan dele i grupperom, fasilitere gruppene, holde avstemninger og komme tilbake i et felles rom. Enten du bruker Zoom eller et annet videomøte-verktøy er det viktig å sette seg godt inn i funksjonene og gjøre seg kjent og komfortabel med verktøyet. Du vil få spørsmål som “men hvor finner jeg egentlig …?” eller enda verre – “hvorfor finner jeg ikke..?” Dette må du kunne svare på.

De fleste digitale video-verktøy har gode og enkle guider. Mitt viktigste tips er å bruke et verktøy som er lett. Hvis ikke du forstår hvordan man bruker verktøyet kan du ikke forvente at noen andre gjør det heller. La det være hovedregelen.

2. Send ut en enkel bruksanvisning som beskriver hvordan man kobler seg opp

Denne bruksanvisningen bør si noe om hva man trenger for å bruke verktøyet, og hvordan man sjekker om man har tilstrekkelig hastighet på internettet og oppfordre til å teste mikrofon og høyttaler. Inkluder gjerne en kort beskrivelse av hvordan man logger seg på, og hvor man kan få hjelp hvis man ikke får til. Her kan man også tipse om å sette barna foran TVen med en pose popcorn og løvenes konge. 

3. Ha en god kjøreplan

En god samling skjer ikke av seg selv. I likhet med gode fysiske møter og gode fysiske samlinger trenger man en god kjøreplan, en detaljert tidsplan for gjennomføringen. Denne kjøreplanen må også inneholde en plan B. Hva hvis det tekniske svikter? Hva hvis du ikke får delt skjerm? Hva hvis spørreundersøkelsen du brukte så lang tid på ikke vil vises?
Kjøreplanen din bør ha en god struktur, gjennomgang og vise tydelige roller for alt som skal gjøres, og hvem som skal gjøre det. 

4. Roller 

Har du et møte med fem deltakere, trengs det ofte kun én møteleder. Møteleder går som i et fysisk møte gjennom agenda og gir ordet videre til deltakere. Her trenger du minimalt med kjøreregler.  

Er dere mer enn ti deltakere kan det være nyttig å definere roller før dere starter møtet. 

En møteleder burde ikke ha ansvar for det tekniske i et større møte. Her bør det settes en egen teknisk ansvarlig, som følger med på chat for evt. spørsmål, som deler deltakere i grupperom og gir broadcasted beskjeder til alle deltakere. Da kan møteleder trygt fokusere på sin oppgave, som er å fasilitere dialog og deltakelse uten å være redd for å miste noen i cyberspace.

5. Kjøreregler 

Du skal starte møtet ditt. Enten du er 5 eller 55 er det viktig å sette noen kjøreregler for møtet. Er dere få deltakere i møtet er det lurt å “ta imot” alle som kommer inn gjennom en type innsjekk. Er dere 5 deltakere kan alle si hvordan de har det, forventninger til møte og stille  spørsmål, mens med 55 rekker du nok bare et navn og hvor man befinner seg. Vær gjerne kreativ med “innsjekken”, slik at alle får en god start.

En uformell og personlig innsjekk kan føre til god deltakelse, hva med f.eks å be alle dele “Hva er min favoritt guilty pleasure TV-serie spurte du om?” 

Bare husk at de ikke skal fortelle hvem som sto igjen med den siste rosen. Det kan man ta i lunsjen. Som i fysiske møter, vær klar på oppgaven.

En god kjøreregel er at alle deltakere starter møtet på mute. Da slipper vi å høre på at barna til Per er tom for popcorn, og at Scar er en dritt. 

Er dere mange deltakere kan det være greit å sette spørsmål og enighet i system. Her har ulike verktøy ulike funksjoner. 

Ikke bruk mye tid på å vise spennende funksjoner. Gjør kjørereglene så enkle som mulig. Da slipper deltakere å bruke oppmerksomheten sin på hva som er tommel opp og ned og heller på deg som holder møtet. Ikke havn i fellen hvor halvparten av deltakerne dine bytter bakgrunnsbilde fra Hawaii til Senja til Kardemommeby. Da har du mistet dem.

Vårt tips i Zoom er tommel opp for ja, klappe-hender for å uttrykke enighet eller fremheve noens gode poeng og rekke opp hånden-funksjon for å stille spørsmål. 

For deg som holder kurset er det viktig at du har godt lys. Ikke stå rett foran et vindu, og ha en så nøytral bakgrunn som mulig. Selv om det frister å se på alle de små bildene av deltakere i møtet er det lurt å se så mye inn i kamera som mulig. Etter fjorten dager i karantene er det lett å se for seg at det lille kameraet er en liten kamerat du prater til. Hvordan dette er utenfor den sosiale isolasjonen kan jeg ikke si noe om. Et lite tips er å feste en teipbit ved kameraet, det kan være lettere å fokusere på den enn på kameraet. 

Bruk så lite tekst og slides som mulig. Når skjermen kun er en slide og ikke et ansikt er terskelen  lavere for at deltakerne begynner å sjekke yr.no. Pass derfor på at deltakerne dine ser deg eller den som snakker så mye som mulig. Dette holder fokus.  

6. Divide and conquer

Hvem sa at du ikke kan ha gode samtaler eller gruppearbeid i et digitalt møte? Selvfølgelig kan du det. Men det er sjeldent lett å ha en god samtale når man er tjue stykker i rommet. Flere video-verktøy har funksjoner til å dele inn i grupperom. I Zoom kalles dette for breakout rooms- hvor du enkelt kan dele opp manuelt eller automatisk i flere små rom. Du velger selv antall per rom, og hvem som skal være hvor.

Å dele inn i mindre grupper er en god måte å involvere deltakerne på. I et rom på 4 personer er det tryggere for den innadvendte å snakke, og lettere å se ansiktene til alle. Gi gjerne oppgaver som sikrer at alle får sagt sin mening. Er oppgaven for vid kan du risikere at en person bruker tiden på en lang digresjon fra ferieturen på Kos i 2008. Tydelige  oppgaver sikrer (til en viss grad) at dette ikke skjer, og be gjerne gruppene velge en ordstyrer i begynnelsen av gruppearbeidet.

Kanskje noen i gruppen også ønsker å høre fra innleder? Da kan du sende innleder til de ulike rommene uten at han eller hun trenger å løfte en fot. Ser du, det er noen goder ved det digitale. 

I grupperommene kan deltakere dele skjerm med hverandre og kanskje du som møteleder ønsker å bruke verktøy som google docs, padlet, trello etc for deltakere å jobbe direkte i. På denne måten kan deltakere sitte igjen med noe konkret på slutten av dagen. 

7. Utsjekk

Når gruppearbeidet er ferdig, og du er tom for stemme- husk å samle alle deltakere. Husk å ta en oppsummering av dagen og takk deltakerne for at de var med. Sett gjerne av tid til at deltakerne selv kan dele hva de har diskutert og lært. Og kanskje det er noen som ikke kunne være med? Da kan man heldigvis ta opp et helt kurs – uten å rigge stand og kamera. Flott! Men husk å spørre deltakere om det er greit å dele opptak i etterkant. 

Dersom dere har jobbet i samarbeidsverktøy som padlet, docs eller trello er dette fint å dele i en oppsummerende epost slik at deltakere kan se på arbeidet – og kanskje til og med fortsette.

Og viktigst av alt. Husk å puste, og vit at det er lov å feile. Dette er nytt for mange, så når du to minutter inn i samtalen forstår at du fremdeles er på mute og ingen har hørt dine fantastiske argumenter er det lov å le, smile og starte på nytt- denne gangen unmutet. Det tar tid og forsøk å mestre, men vi kan avsløre at når man først mestrer er det morsommere enn noe annet. Og mestringen vil vi dele med fler. 

Lykke til

Selv om størrelsen og type møte krever forskjellige elementer er grunnmuren lik. Dette gir oss håp om å holde møter og seminarer som inkluderer mer. Vi kan nå flere som ikke kan være fysisk tilstede av ulike årsaker i fremtiden. Vi kan ha minst like gode digitale møter mellom Oslo og New York som fysiske, og spare tid, penger og ikke minst skåne vår planets allerede slitte tåleevne fra karbonutslippene til reising.

Lykke til med alle dine fremtidige digitale møter. Hvor mange nasjonaliteter klarer du å ha med i din neste utsjekk?

Hilsen Sofie, leder av SoCentrals inkubator for samfunnsinnovasjon

Vil du lære mer?

Vi har satt opp kurs i digitale workshops. Les mer og se aktuelle datoer her.

 

(Foto:  Carl Heyerdahl on Unsplash)